Egy vállalkozás utazási költségei könnyen szétcsúsznak, ha minden munkatárs maga dönti el, mikor vesz repülőjegyet, milyen szállást foglal, saját autóval megy-e, vagy céges járművet használ. A probléma nem feltétlenül a túlköltés: legalább ekkora gond, ha ugyanarra a helyzetre mindenki más megoldást választ, ezért a költségeket később nehéz összehasonlítani.
Egy jól működő utazási szabályzat nem tiltások gyűjteménye, hanem előre rögzített döntési rend. Meghatározza, mikor választható autó, vonat vagy repülő, milyen összeghatárig foglalható szállás, hogyan számolható el a parkolás, és mikor kell előzetes engedélyt kérni.
Először az elmúlt fél év utazásait kell szétszedni
Nem érdemes szabályzatot írni anélkül, hogy látnánk, mire költött eddig a cég. Hat hónap számlái már elég jó képet adhatnak. Az utazásokat célszerű cél, távolság és költségtípus szerint csoportosítani, majd megnézni, mely tételek ismétlődnek.
Ne csak a jegyeket és az üzemanyagot gyűjtsük össze. Kerüljön ugyanabba a kimutatásba a parkolás, taxi, autópályadíj, szállás, bérautó és minden rendszeresen elszámolt kisebb tétel is. Ezután már látható, hogy például a rövid belföldi utaknál valóban az üzemanyag-e a fő költség, vagy inkább a parkolás és az utolsó pillanatban lefoglalt szállás.
A kiinduló táblázatban legalább ezek szerepeljenek:
• az út célja és időtartama;
• a megtett távolság;
• az alkalmazott közlekedési mód;
• a teljes utazási költség;
• a munkával töltött és az utazással elvesző idő;
• az esetleges szállásköltség.
Távolság helyett teljes utazási idővel érdemes számolni
Egy 300 kilométeres üzleti út autóval elsőre gyorsabbnak tűnhet, mint vonattal, de csak akkor, ha a teljes folyamatot nézzük. Bele kell számolni a parkoló keresését, a tankolást vagy töltést, a belvárosi forgalmat és azt is, hogy az autó vezetése közben a munkatárs jellemzően nem tud dolgozni.
Vonaton ezzel szemben az utazási idő egy része munkára használható. Repülésnél pedig gyakran éppen az ellenkező probléma jelentkezik: maga a repülés rövid, de a reptérre jutás, az ellenőrzés és a várakozás jelentősen megnöveli a teljes időt.
Ezért érdemes belső küszöböket kialakítani. Például bizonyos távolság alatt elsőként vonatot vagy céges autót kell összehasonlítani, nagyobb távolságnál pedig már a teljes ajtótól ajtóig tartó menetidő alapján lehet dönteni.
A céges autó költségét kilométerenként kell látni
Sok vállalkozás csak az üzemanyagot figyeli, amikor egy autós út költségét becsüli. Ez torz eredményt ad. A biztosítás, szerviz, gumiabroncs, értékvesztés, finanszírozás és parkolás ugyanúgy része annak, hogy mennyibe kerül egy kilométer.
Érdemes autónként külön nyilvántartást vezetni, majd negyedévente újraszámolni a fajlagos költséget. Ha egy jármű egy évben keveset fut, a fix kiadások kilométerenként sokkal nagyobb összeget eredményezhetnek, mint egy rendszeresen használt autónál.
Új beszerzésnél az elektromos autó ugyanúgy bekerülhet a számításba, mint bármely más hajtású modell. Itt azonban nem elég a vételárat összevetni: számolni kell a várható éves futással, a töltés helyével, az energia költségével, a biztosítással és azzal is, milyen arányban mennek majd hosszabb utakra a járművek.
A szállásfoglalásnál legyen egyértelmű árhatár
A szállásköltségek gyorsan elszaladhatnak, ha nincs előre meghatározott keret. Nem célszerű azonban egyetlen országos összeghatárt használni, hiszen teljesen más árszint lehet egy vidéki kisvárosban és egy nagyvárosi üzleti negyedben.
Jobban működik a település vagy régió szerint kialakított irányár, amelytől indokolt esetben el lehet térni. Ha például egy konferencia miatt hirtelen minden szállás drágább, a munkatárs ne kényszerüljön arra, hogy egy órányira foglaljon szobát csak azért, hogy papíron beleférjen a keretbe.
Érdemes azt is előírni, hogy a foglalás lehetőleg legalább egy-két héttel korábban történjen meg, amikor az út időpontja már ismert. Az utolsó pillanatban történő foglalás jellemzően kevesebb választási lehetőséget hagy, és gyakran drágább.
A helyi közlekedést is előre kell rendezni
Egy üzleti út költségében sok kisebb tétel jelenhet meg az érkezés után. Taxi a pályaudvartól, parkolás, helyi tömegközlekedés, bérautó vagy reptéri transzfer. Ha ezekre nincs szabály, ugyanazon az útvonalon egyik munkatárs taxit, másik tömegközlekedést, a harmadik pedig bérautót választhat.
A szabályzatban célszerű meghatározni, mikor indokolt a taxi. Késő esti érkezésnél, nagyobb csomaggal vagy nehezen elérhető ipari terület esetén teljesen észszerű lehet, míg egy jól működő belvárosi tömegközlekedés mellett nem feltétlenül.
Ugyanez vonatkozik a bérautóra. Ha egy munkatárs két nap alatt öt különböző telephelyet jár végig, gyakran praktikusabb lehet autót bérelni. Egyetlen belvárosi tárgyalás miatt viszont könnyen fölösleges kiadás lesz belőle.
A járműbeszerzést az utazási adatokból kell levezetni
Ha a cég rendszeresen vásárol vagy cserél autókat, az utazási nyilvántartás közvetlenül használható a beszerzés előkészítéséhez. Nem kell találgatni, milyen hatótávra, csomagtérre vagy teljesítményre van szükség: az elmúlt hónapok útjai megmutatják.
A evadatbazis.hu több elektromos modell műszaki adatainak összevetésére használható, így például a méret, a hatótáv, a fogyasztás és a töltési jellemzők alapján is szűkíthető a szóba jöhető típusok köre. Ezután már a vállalati használat számaival kell tovább dolgozni: hány kilométert futna évente az autó, hol töltene, mekkora csomagot visznek vele, és hány ember használja rendszeresen.
A beszerzési döntés akkor lesz megalapozott, ha valódi útadatokból indul ki, nem abból, hogy melyik modell tűnik elsőre jó választásnak.
A szabályzatot évente legalább egyszer át kell nézni
Egy utazási rend gyorsan elavulhat. Változnak a jegyárak, a szállásköltségek, a céges autók, a munkatársak lakóhelyei és az is, milyen gyakran van szükség személyes találkozókra. Ezért évente egyszer érdemes megnézni, mely szabályok működtek jól, hol kellett rendszeresen kivételt engedélyezni, és mely pontok okoztak fölösleges adminisztrációt.
Ha például egy adott útvonalon hónapokon keresztül mindig ugyanaz a közlekedési mód bizonyul gyorsabbnak és olcsóbbnak, abból új alapértelmezett szabály készülhet. Ha pedig egy gyakran használt céges autó kihasználtsága visszaesik, érdemes újraszámolni, szükség van-e rá.
Így az utazási szabályzat nem merev dokumentum marad, hanem működési eszköz. A cél egyszerű: kevesebb ad hoc döntés, könnyebben ellenőrizhető költségek és olyan közlekedési választások, amelyek valóban illenek az adott üzleti helyzethez.
Fotó: Magnific